Teamentwicklung remote - Welcome to New Normal

Nach fast einem Jahr Online-Meetings sind viele müde vom Rauschen, von den vielen Kacheln, vom "du musst dein Mikro noch anmachen". Daher war die Skepsis bei unseren Kunden groß, die jährlich anstehenden Strategiemeetings online durchzuführen - andererseits mussten eben Jahresziele abgestimmt, neue Teammitglieder eingeführt, die Verbundenheit gestärkt und einige schwelende Themen ausdiskutiert und Maßnahmen beschlossen werden. Und das umso mehr, als Corona einerseits die alltäglichen Begegnungen und Routinen behindert (hatte) und andererseits dadurch viel Unruhe im Geschäft war und ist. Kurz: Der Handlungsdruck überzeugt, "es wenigstens zu versuchen". Nachdem nun die ersten Workshops gelaufen sind, ziehen die Beteiligten folgendes Fazit:

"Ich war wirklich skeptisch, aber es hat alles sehr gut funktioniert." 

"Wir waren viel fokussierter, ich bin total überrascht."

"Ich hätte euch lieber alle richtig getroffen, aber es war gut, dass und wie wir online gearbeitet haben."

"Ich habe Nackenschmerzen vom in den Bildschirm schauen."

"Kurzweilig und abwechslungsreich, viel besser als die vielen Online-Meetings bisher."

"Es hatte nicht die Qualität wie ein wirkliches Treffen vor Ort."

"Schade, dass wir kein Abendevent hatten wie sonst. Das werde ich bei meinem eigenen Workshop auf jeden Fall ergänzen."

"Es war eine tolle Erfahrung, und ich werde in Zukunft öfter zu kleineren Online-Meetings einladen."

Auch wir haben so unsere Erfahrungen gemacht, und die möchten wir gern teilen. Was sind Rahmenbedingungen und Erfolgsfaktoren, die zum Gelingen von Teamworkshops beitragen:

1. Technik: Basic - aber eben auch grundlegend wichtig

Es braucht ein stabil laufendes Konferenz-Tool mit Videofunktion. Das heißt auf der anderen Seite auch, dass alle Teilnehmenden mit der passenden Hardware ausgestattet sein müssen und diese auch souverän bedienen können. Wo das noch nicht selbstverständlich und erprobt ist, sollte ein Technik-Check in der Woche vor der Veranstaltung verpflichtend sein. Dieser bezieht auch die Audioqualität ein, weil schlechtes Audio anstrengend (und richtig nervig) ist. 

Breakoutrooms ermöglichen Kleingruppenarbeiten in variabler Zusammensetzung. Zoom setzt hier den Standard, weil verschiedene Arten der Zuordnung ebenso möglich sind, wie der Wechsel von Kleingruppen während einer Session. Das macht Workshops lebendig und flexibel.

Selbstverständlich hakt die Technik während eines mehrtägigen Workshops mehrmals. Dann heißt es Improvisieren, z.B. eine Pause machen, schnell technische Bypässe legen oder angepasst an die Möglichkeiten weiterarbeiten. Und für die Moderator*innen: Ruhig bleiben, es nicht persönlich nehmen und umsteuern. Ähnlich wie bei Problemen im Tagungsraum finden sich auch hier hilfsbereite und kreative Teilnehmende, die mit anpacken.

Bewährt hat sich auch, dass wir zu zweit die Workshops moderiert und dabei Technik- und Inhaltsfocus getrennt haben. 

2. Tools: Selbst machen statt drüber reden

Unsere Teilnehmenden kennen Workshops nur interaktiv. Powerpointschlachten sind genauso verpönt wie endlose Monologe; alle haben die Erfahrung gemacht, dass nur das durchs Jahr trägt, was von allen diskutiert, erstritten und erarbeitet ist. Kleingruppen sind außerdem wichtige Räume, in denen Teilnehmende sich mehr zeigen können und ihre Meinung ausprobieren können.

Es gibt inzwischen viele Tools, in denen Menschen browserbasiert gemeinsam an Pinnwänden arbeiten können wir arbeiten derzeit mit Miro. Ergebnisse können für alle sichtbar gemacht werden, und häufig ist es auch möglich, den Raum über den Workshop hinaus bestehen zu lassen. Problem: Für die Teilnehmenden besteht eine weitere Hürde sich einzubringen. Sie müssen sich zwischen Tools hin und her bewegen, und sie müssen die Features des Interaktions-Tools beherrschen, um ihre Anliegen einbringen zu können. 

Eine Tool-Rallye vor dem "eigentlichen" Arbeiten macht Spaß und bringt spielerisch die geforderten Tool-Kenntnisse. In ungeübten Gruppen schlagen wir außerdem vor, nur eine Person mit der Schreib-Aufgabe zu betrauen. Das ermöglicht den anderen den vollen Focus auf den Inhalt.

3. Zeit: "Was, schon rum?"

Online-Workshoptage sind bei uns kürzer als in Präsenz-Tage. Wir arbeiten in 3 Zeiteinheiten à 90 Minuten. Zwischen den ersten beiden Blocks ist eine halbstündige Pause; die Mittagspause dauert eine Stunde. Denn:  

• Online workshoppen ist für den Körper anstrengend, weil die Sitzposition vor der Kamera sehr statisch ist und virtuelle Raumwechsel ja keine Bewegung erfordern. Bildschirm-Bilder zu erkennen und zu verarbeiten, ermüdet die Augen. 
• In Tagungshotels und firmeninternen Lernumgebungen wartet eine liebevoll gestaltete Kaffeepause. Im Online-Workshop müssen die Teilnehmenden sich selbst versorgen. 
• Mindestens in Zeiten von Homeschooling sollten Teilnehmende die Gelegenheit haben, auch ihren anderen Verpflichtungen nachzukommen.

Wenn es nötig ist länger zu arbeiten, bringen kürzere Einheiten mit kleinen Pausen wieder Energie. "Gezahlt" wird allerdings mit einer größeren Ermüdung der Teilnehmenden - nicht unbedingt ein Gefühl, das sich in Verbindung mit dem Workshop manifestieren soll. 

4. Timeboxing: Mehr Energie durch Zeitverknappung

Weil sich die Kolleg*innen nur selten sehen, gehört eine ausführliche Ankomm-Runde mit persönlichem und beruflichem Jahresrückblick zum Workshop-Format. Außerdem gibt es Präsentationen der oberen Führungsebenen mit Zielzahlen und Ausblicken. Aber auch die Diskussionen in den Kleingruppen und im Plenum haben die Tendenz, sich zeitlich auszudehnen. (Vielleicht braucht es eine*n Physiker*in, um eine Relativitätstheorie von Workshops zu beschreiben.) Zeitliche Vorgaben helfen den Sprechenden, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren - und den Zuhörenden, ihre Aufmerksamkeit zu focussieren.

Für uns Moderator*innen bedeutet das, schon im Vorfeld Präsentierende auf ihr Zeitlimit aufmerksam zu machen. Im Workshop sorgen wir dann für die Einhaltung der Zeitvorgaben oder für eine Anpassung der Zeiteinheiten, wenn ein Thema wichtig ist und mehr Zeit braucht. 

5. Orientierung: Meinen Sitznachbarn kann ich ja fragen

Online-Workshops brauchen mehr Struktur und Übersicht, denn Möglichkeiten zum informativen Seitengespräch oder auch zur Korrektur einer Kleingruppenaufgabe sind in den Tools derzeit noch begrenzt. In Präsenz-Workshops findet viel informelle Kommunikation ("Wann machen wir weiter?", "Sollen wir die Kleingruppenergebnisse auf Karten schreiben?") statt. Ein bisschen Ersatz liefert der one-to-one-chat; um Missverständnissen vorzubeugen ist es allerdings einfacher, wichtige Informationen (Pause bis..., Arbeitsaufgabe..., Kleingruppenaufteilung) auch zu visualisieren. Auch ein Countdown hat sich als Orientierung bewährt. 

6. Überraschung: online kann auch witzig sein

Es gibt jede Menge Spiele und Übungen, die Bewegung in Online-Workshops bringen, den Teilnehmenden helfen sich besser kennen zu lernen oder einfach Spaß und Abwechslung bringen. Manche erfordern wieder Digitalkompetenz, z.B. Dinge hochzuladen oder Aufgaben in einer browserbasierten Anwendung zu erfüllen. Wir Moderator*innen können die Spaßeinlagen so anordnen, dass das digitale Zutrauen während des Workshops wächst - das gilt selbstverständlich auch für das thematische Arbeiten im Workshop. Anregungen für immer neue Online-Spiele und Gruppen-Warmups finden sich leicht per Suchmaschine, zwanzig schon bewährte hier: https://blog.sli.do/virtual-icebreakers/. 

Auch wir haben (mal wieder) gelernt - ein Dankeschön an die Kunden an dieser Stelle

Zwei Dinge werden wir ab jetzt noch zusätzlich einbauen - darin haben uns unsere Teilnehmenden bestärkt.

• Pausenraum: Während des gesamten Workshops wird ein Kleingruppenraum oder ein eigenes Pausentool zur Verfügung stehen, in dem die Teilnehmenden (Teile der) Pausen gemeinsam verbringen können oder sich auch mal zurückziehen können. Das Bedürfnis nach informellem Austausch ist bekanntermaßen riesengroß. Als Pausenraum eignet sich ein Tool, das – ähnlich wie beim Smalltalk – wechselnde Kontakte erlaubt: Wir haben gute Erfahrungen mit Wonder.me. 
• Abendevent: In die gleiche Richtung geht ein Abendangebot. Minimum ist ein Afterwork-Plauderstündchen, denkbar ist ein gemeinsamer Spieleabend in einem Online-Spiel oder eine Online-Verkostung. Das alles gibt es schon; und so wie das ausführlichere Abendessen Zeichen der Wertschätzung an die Mitarbeitenden ist, ist es auch ein vorher zugesandtes Verkostungspaket. 

Werden Online-Workshops das Neue Normal?

Wir sind zuversichtlich, dass wir uns im Lauf des Jahres 2021 wieder physisch treffen können. Wie viele unserer Kund*innen sehnen wir uns danach und freuen uns drauf. Dennoch sind wir überzeugt, dass es auch weiterhin Remote-Workshops geben wird, um

• Zeit und Geld zu sparen
• Reiseaufwand zu minimieren
• zwischendurch Kontakt zu halten
• zwischendurch Kontakt zu halten
• in dezentralen Projekten zu arbeiten

Wir unterstützen Sie gern

Sie planen eine Teamentwicklung, einen Führungswechsel, einen Krisenworkshop? Oder möchten mit einem Barcamp den Wissensaustausch anregen? Wir unterstützen Sie gern mit kreativen, interaktiven Online-Workshopsdesigns. Wir moderieren und kümmern uns um die Technik, sodass Sie sich voll auf das inhaltliche Arbeiten konzentrieren können. Für ein unverbindliches Beratungsgespräch wenden Sie sich bitte an 

Marlies Mittler

m.mittler@ubf-beratung.de

07071/400 900

Das sagen unsere Auftraggeber:

"Unsere Vollblut-Vertriebler haben sich durchweg positiv über die Remoteveranstaltungen geäußert. Kurz die Gründe:

• Ihr habt uns als Führungskräfte im Vorfeld vorbereitet, der Mediencheck hat unsere Technik vorbereitet
• Die Veranstaltung war sehr gut strukturiert und gegliedert (Zeiten, Abläufe, gewisses Maß an Flexibilität, ...)
• Eure Aufteilung in Technik und Meditation war hervorragend.

Danke, dass ihr euch auf uns eingelassen habt. ☺“ (Jens Mischke, Sales Germany Bosch Junkers)

„... Wir alle wissen das persönliche Meetings Ihre Vorzüge haben. Dennoch habt ihr die aktuellen Rahmen-bedingungen so genutzt, dass wir ein produktives und konstruktives Meeting hatten. Die eingesetzten technischen Remote-Möglichkeiten haben uns dabei unterstützt, Einblicke gegeben, was möglich ist und waren eine große Hilfe, um dieses sowie auch weitere gemeinsame Meetings mit euch sinnvoll zu gestalten und dabei trotzdem auf jeden Einzelnen einzugehen. Ich bin überzeugt das wir mit diesem Format eine adäquate Möglichkeit hatten 

die Supervision durchzuführen. Auch der Impulsvortrag „Remote führen“ gab uns wertvolle Denkanstöße, um mit dieser Situation auch künftig bestmöglich umzugehen....“ (Tino Hirsch, Leitung Außendienst Vertriebsregionen, Bosch Junkers Deutschland)